Um CMMS para gestão de ativos hospitalares
No mercado devem existir dezenas de sistemas CMMSs ou sistemas de gestão de ativos, então como escolher o mais adequado para a manutenção de ativos hospitalares?
Tudo depende das suas dores (problemas a serem resolvidos) e do preço que está disposto a pagar.
A manutenção começa praticamente igual em todos os segmentos, através da abertura de uma ordem de serviço, porém a partir daí começa a se diferenciar e mudar completamente de um segmento para outro e também de acordo com os processos da empresa.
Talvez um sistema genérico possa lhe atender, ou talvez você necessite de um sistema específico, que possa ser customizado.
Nos hospitais, com a presença do setor de engenharia clínica, que cuida da manutenção dos ativos hospitalares, é onde mora a maior complexidade em função dos diversos tipos de equipamentos utilizados para o diagnóstico médico.
Além disso, existe um aumento do fator de importância pois está associado a saúde e segurança da vida humana.
Então como escolher?
A melhor forma de escolher é priorizando pelas suas dores (necessidades de solução) e eliminando quem não as resolve. Coloque todas as suas necessidades em uma coluna do excel, assim como os softwares disponíveis nas outras colunas e compare quais entregam o que você precisa com o melhor custo-benefício.
Uma forma muito comum de avaliar é estabelecer uma matriz de necessidade x importância onde você criar uma escala de importância de 0 a 5 para cada funcionalidade, assim terá como totalizar um número de pontos para cada fabricante.
Algumas necessidades podem ser resolvidas com uma pequena ajuda externa através de outra ferramenta como o excel por exemplo, outras vezes é preciso uma ação humana. Isso traz perda de produtividade.
Como dito, a melhor forma de escolher é eliminando os sistemas que não lhe atendem, por isso é melhor você conhecer primeiramente o que deve evitar nesses sistemas, sob pena de desperdiçar tempo e dinheiro. Se possível procure testá-los antes de adquirir. Verifique se o contrato possui fidelidade ou multa por rescisão.
Lembre-se de se colocar no lugar do técnico que vai fazer a manutenção, então algo que não pode ocorrer em nenhuma hipótese é um sistema de manutenção tomar o tempo do técnico com lançamento de dados administrativos em excesso, a maioria sem necessidade com a função de gerar centenas de relatórios que na maioria das vezes você pagou por eles e nunca utilizou.
Portanto o primeiro ponto a prestar atenção será o “User eXperience (UX)” ou experiência do usuário e “User Interface (UI)” ou Interface do Usuário. Já ouviu falar deles?
São termos muito conhecidos hoje em dia e que norteiam a construção dos sistemas mais modernos.
Enquanto a interface do usuário (UI) lhe guia dentro das telas do CMMS, a experiência do usuário (UX) garante que essa navegação será fácil e simples de realizar.
Ou seja, um bom CMMS para gestão de ativos hospitalares deve ser obrigatoriamente fácil de operar e intuitivo para lhe atender da forma que deseja, deixando-o satisfeito com a sua utilização.
Como esses conceitos são modernos, a maioria dos sistemas mais antigos não contempla bons UIs e UX.
A maioria dos CMMS foram feitos há mais de 10 ou 15 anos atrás e foram se tornando complexos. Esses sistemas costumam trazer junto a antipatia dos técnicos de manutenção que acabam boicotando o sistema por demandar mais tempo deles fechando um atendimento do que fazendo o atendimento propriamente dito (um péssimo UX). Digo isso porque o fechamento e abertura dos chamados exigem tantas telas e informações que deixam o sistema difícil de operar (UI ineficiente).
Você precisa de um CMMS que lhe entregue a informação confiável e com poucos clicks ao invés de ter que gerar e analisar relatórios. Por isso é importante a presença de dashboards (painéis de controle) com gráficos e informações interativas que lhe levam com um click na informação que precisa.
O segundo ponto a considerar são as suas necessidades. Procure colocar no papel todas as dores do seu negócio por ordem de maior impacto ao seu cliente e verifique se determinado CMMS resolve esse problema e como ele faz pra resolver.
Essas necessidades e dores variam de acordo com o segmento de atuação. Na área de serviços o cliente necessita atendimento rápido, então opte por uma CMMS que além do básico, consiga automatizar o workflow de atendimento e permita o agendamento rápido do serviço com o seu cliente.
Um ponto importante é não deixar o cliente sem atualização do status do atendimento ou desinformado, deixando-o ansioso, gerando ligações e atritos desnecessários. Verifique se o CMMS é capaz de deixar o seu cliente atualizado desse status a medida que os dados estão sendo lançados no sistema.
Enfim, como dito, enumere todas as suas dores e priorize por impacto direto e indireto no cliente, depois pesquise bastante pois geralmente o preço não é o principal ponto a ser levado em consideração, visto que um bom CMMS pode facilmente comprovar um ótimo retorno de investimento e payback justificando sua aquisição imediata.
É muito difícil achar um sistema que atenda 100% das suas necessidades, então busque um que resolva de maneira eficiente as suas maiores dores, de modo que seu cliente perceba a qualidade do serviço prestado pela empresa.
