A Era da Planilha de Manutenção Preventiva em Excel
No mundo das empresas de manutenção, como as que trabalham com manutenção de sistemas de ar-condicionado, a utilização de uma Planilha de Manutenção Preventiva em Excel é comum, mas será que ela é a melhor opção?
Durante anos, o Excel tem sido um confiável e versátil recurso para muitas empresas. Contudo, para tarefas como o controle de manutenção corretiva e planejamento de preventivas, o Excel pode apresentar várias limitações.
Planilha de Manutenção Preventiva em Excel: Limitações e Desafios
Imaginemos a empresa XPTO, que realiza a manutenção de sistemas de ar-condicionado e precisa gerenciar centenas de tarefas preventivas e corretivas diariamente. O planejamento está todo no Excel e o técnico de campo utiliza uma ficha de papel chamada PMOC, localizada no cliente.
Cenários imprevistos, como a ausência de um técnico, podem exigir alterações de última hora na programação, gerando dificuldades na remarcação e insatisfação do cliente, que acaba perdendo o controle das manutenções preventivas que estão vencendo.
Este simples contratempo pode contribuir para a insatisfação do cliente, adicionando-se a outros problemas que podem surgir ao longo do contrato devido à limitada capacidade organizacional do Excel. Isso pode levar o cliente a reconsiderar a renovação do contrato com a sua empresa.
Do Excel para o Futuro: O Sistema de Gestão de Manutenção
Comparando essa situação com o uso de um sistema de gestão de manutenção moderno, ou CMMS, as mudanças de programação podem ser feitas de maneira rápida e eficiente, com atualizações em tempo real para todos, incluindo planejadores, técnicos e clientes.
O técnico da XPTO, quando está em campo, terá acesso fácil e prático a informações detalhadas sobre cada sistema de ar-condicionado, diretamente no aplicativo do celular, o que seria inviável por diversas razões utilizando uma planilha de Excel, mesmo utilizando o google sheets.
E quando precisamos de um relatório de serviço após uma manutenção? Com o Excel, isso seria uma tarefa manual, custando tempo valioso. Porém, com o CMMS, o técnico coleta os dados em campo e o sistema gera automaticamente um relatório de serviço, podendo inclusive disponibilizá-lo numa espécie de portal do cliente, onde esse tem acesso em tempo real a informação.
Além disso, gerenciar vários clientes simultaneamente no Excel pode gerar dezenas de erros que impactam diretamente o cliente.
Por último, a segurança dos dados é uma questão crucial. Imagine perder o arquivo do Excel com o planejamento do ano inteiro de todos os clientes devido a um problema no disco do computador ou corrompimento do arquivo.
Agora que entendemos as limitações da Planilha para Manutenção Preventiva em Excel, vamos explorar as vantagens que um software de gestão de manutenção moderno, também conhecido como CMMS, pode proporcionar para a sua empresa.
As vantagens de um CMMS moderno
Agora que entendemos as limitações da Planilha para Manutenção Preventiva em Excel, vamos explorar as vantagens que um software de gestão de manutenção moderno, também conhecido como CMMS, pode proporcionar para a sua empresa.
Eficiência Operacional:
Um CMMS eleva a eficiência operacional a um novo patamar. Ao automatizar processos que antes eram manuais no Excel, o CMMS libera tempo e recursos valiosos. Com ele, os técnicos têm acesso a todas as informações que precisam para realizar suas tarefas diretamente no campo. Além disso, os relatórios de serviço são gerados automaticamente com base nos dados coletados em campo, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e da folha de papel.Acesso em Tempo Real a Informações Atualizadas:
Com um CMMS baseado na nuvem, todos na equipe podem acessar as informações de que precisam, a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso significa que as alterações de programação podem ser feitas rapidamente, mantendo todos informados. Além disso, os técnicos podem acessar os dados do equipamento em tempo real, permitindo que resolvam problemas mais rapidamente e com maior precisão.
Melhoria na Comunicação:
A comunicação entre os membros da equipe é essencial para qualquer operação de manutenção. Com um CMMS, todos os membros da equipe têm acesso às mesmas informações atualizadas, promovendo uma melhor comunicação e colaboração.Conformidade com Regulamentos e Normas:
Outra grande vantagem de um CMMS é sua capacidade de ajudar as empresas a manter a conformidade com os regulamentos e normas aplicáveis. O CMMS pode ajudar a garantir que todas as tarefas de manutenção sejam realizadas de acordo com as melhores práticas do setor, reduzindo o risco de multas e penalidades. No caso das empresas do segmento de ar-condicionado, criar o PMOC automaticamente e cumprir com a Lei 13.589/2018.Redução de Custos:
Através da manutenção preventiva eficaz e da eliminação de tarefas manuais desnecessárias, um CMMS pode contribuir significativamente para a redução de custos. Ao prolongar a vida útil dos ativos e prevenir falhas, as empresas podem evitar despesas de reparo e substituição de equipamentos caros.Análise e Melhoria Contínua:
Os CMMS modernos oferecem recursos robustos de análise de dados, permitindo que as empresas rastreiem e analisem várias métricas de manutenção. Isso facilita a identificação de áreas de melhoria e a implementação de mudanças que aumentam a eficiência operacional.
Em resumo, ao trocar a sua Planilha para Manutenção Preventiva em Excel por um CMMS, sua empresa estará fazendo um investimento que proporcionará inúmeros benefícios em termos de eficiência, comunicação, conformidade, redução de custos e melhoria contínua.
As vantagens são tão substanciais que a decisão de fazer a mudança parece óbvia. Ainda assim, para aqueles que ainda estão em dúvida, recomendamos experimentar um CMMS e ver por si mesmos as diferenças e benefícios em primeira mão.
Com um CMMS, os dados são tratados com rigor, os backups são incrementais e armazenados em servidores distintos. Além disso, a conformidade com a LGPD é difícil de alcançar com o Excel, o que pode resultar em processos judiciais custosos.
Agora, imagine as funcionalidades adicionais que um sistema específico de gestão de manutenção pode oferecer em comparação ao Excel. Mais exemplos, a capacidade de gerar etiquetas de QR code para equipamentos, a disponibilidade de um aplicativo para coleta de dados de campo, a automação de preenchimento de relatórios, eliminando completamente a necessidade de papel, dentre vários outros.
Em conclusão, apesar de o Excel ser uma ferramenta útil para diversas atividades, quando analisamos no papel, as desvantagens de utilizá-lo na gestão de manutenção são significativamente maiores do que suas vantagens. Por outro lado, o CMMS é um investimento que gera economias substanciais para a empresa, excedendo o seu custo de manutenção. Atualmente, existem soluções CMMS adaptáveis para todas as necessidades e tamanhos de empresas, das microempresas até as grandes corporações.
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