Então chegamos a conclusão que empresas, mesmo de pequeno porte e para serem competitivas nesse mercado, precisam utilizar um sistema de gestão de manutenção ou CMMS.

Fazendo um link com os itens acima, quais são as funcionalidades básicas que um CMMS deveria ter para resolver essas dores?

Para atender os seus clientes rapidamente ou mesmo cumprir o SLA (Service Level Agreement) quando existente, é preciso ter a disponibilidade de pessoas e infraestrutura, mas além disso é preciso ter os processos organizados e bem definidos.

Um CMMS deve ter condições de medir o seu tempo de resposta ao cliente para garantir que você seja alertado para atendê-lo dentro do tempo determinado em contrato ou no menor tempo possível.

Outra funcionalidade é a capacidade de localizar (Geolocalização por GPS) o técnico mais próximo do cliente, de modo que possa fazer o atendimento ou mesmo saber onde ele está. Em muitas metrópoles hoje em dia, é possível gastar 2 horas ou mais no trânsito até chegar ao cliente.

Isso significa uma perda financeira muito grande para o seu negócio pois o técnico estará dirigindo e não atuando no equipamento, o que pode frequentemente gerar horas extras e mais custo ou menor margem para o seu negócio.

Todos sabemos como é difícil cobrar horas extras do cliente quando ela não está acordada previamente. Isso é bastante compreensível pois o cliente não é culpado pelo trânsito da cidade, então esse custo normalmente cai nos braços do provedor do serviço.

Para ser competitivo nesse mercado, é necessário ter muita organização pois a ausência dela atinge diretamente a elevação dos custos e consequentemente a margem líquida do seu negócio, ou seja, vai impactar quanto dinheiro restará no final do mês.

Mas como se organizar e ser competitivo nos dias de hoje sem um CMMS para lhe ajudar, uma vez que os concorrentes estão cada vez mais organizados e rápidos?

Se sua empresa não é organizada ou tem baixa produtividade, para que você tenha condições de pagar os custos dessa desorganização, precisará subir o preço para o seu cliente, e então deixará de ser competitivo frente aos seus concorrentes ou ficará com a margem financeira muito baixa e sujeito a qualquer imprevisto do mercado.

A falta de organização da sua equipe de manutenção e da empresa podem certamente levar sua empresa à ruína, por isso nunca pode ser negligenciada.

Um exemplo básico de funcionalidade organizacional imprescindível para um CMMS é possuir uma agenda digital onde todos tenham acesso e fiquem armazenados os compromissos agendados com os clientes, assim o gestor consegue enxergar e prever onde haverá um gap de atendimento e remarcar com o cliente com antecedência.

Já aconteceu do seu técnico chegar no cliente e perder a viagem porque o cliente não poderá lhe atender, não está presente ou o equipamento não está disponível?

Esse é mais um indicador de falta de organização pois o sistema não lhe permitiu ter o compromisso firmado com o cliente do dia e hora marcados. Um bom CMMS tem que ser capaz de fazer esse agendamento com o cliente e ainda avisá-lo que aquele horário será bloqueado para a manutenção.

Outra dor presente no segmento de manutenção de ar condicionado e em muitos outros segmentos é a burocracia inerente a manutenção e a papelada envolvida.

A burocracia diz respeito ao processo de aceitação e fluxo do chamado dentro do seu negócio. Muitas empresas tem a tendência de centralizar os chamados em um atendente, com isso se cria um gargalo de tempo que gera custo adicional, introduz problemas de comunicação e reduz a produtividade.

Já a papelada diz respeito a tudo que o seu técnico e seu cliente precisam escrever e assinar para documentar o atendimento.

Nesses quesitos um bom CMMS faz toda a diferença, porém ele precisa contar com um sistema de gestão do fluxo de chamado e um aplicativo que permita ao cliente acompanhar o que foi feito na manutenção e assinar concordando com o fechamento da ordem de serviço. Já aconteceu de ter que voltar ao local somente para coletar a assinatura de um cliente e se manter em conformidade com as regras da empresa e dos órgãos reguladores (Visa)?

Um bom CMMS elimina completamente o papel da vida diária da manutenção mantendo o histórico dos relatórios de atendimento (RATs), PMOC mensais assinados, contratos, documentação, etc, totalmente disponíveis digitalmente para o seu cliente e para a sua empresa.

Quanto ao fluxo do chamado, um CMMS deve ser capaz de automatizá-lo conforme a sua necessidade. Isso significa que o seu cliente poder abrir um chamado por um aplicativo de forma extremamente simples e ter a resposta do seu técnico já com o atendimento marcado em apenas 2 a 3 minutos. Isso irá fidelizar o seu cliente pois ele perceberá valor no seu serviço, comparando-o com outros no mercado que não entregam o mesmo.

Quando a equipe fica maior e o número de clientes aumenta, os problemas também aumentam e as empresas perdem muitos clientes porque não possuem um departamento de satisfação do cliente ou um SAC que resolva o problema baseado num plano de ação com o que deverá ser feito, quem fará, como fará e quando. Lembram do 5W2H, pois é, um bom CMMS deve ter a ferramenta para desenhar e executar esse plano de ação, incluindo lembretes das ações/tarefas das pessoas envolvidas.

Existem muitas outras funcionalidades específicas e necessárias em um CMMS para atender o segmento de ar condicionado, como por exemplo:

• Prever o GDA (grau de dificuldade de acesso) para não perder a viagem ao cliente e levar todo o EPI e ferramental necessário para a manutenção;
• Gerir a equipe com todos os indicadores necessários;
• Comparar o tempo realizado X previsto de uma manutenção preventiva permitindo melhorar os processos e treinamentos;
• Realizar o pedido de peças de forma rápida e automatizada;
• Gerar o agendamento automático de centenas de manutenções preventivas em questão de minutos com clientes que possuem muitos equipamentos, inclusive com o “de acordo” do cliente e a agenda reservada;

Com todo o exposto acima, você já deve ter percebido como é importante investir num CMMS, mas é necessário se certificar que você terá tudo que precisa por um preço adequado ao que oferece. Muitos cobram um valor baixo, mas lhe entregam o mínimo, outros cobram um preço alto e lhe entregam muito mais do que você realmente precisa. Escolha um que agregue o máximo de valor frente ao seu cliente, pois ele é a razão da existência do seu negócio.

É líquido e certo que uma empresa sem um CMMS tem prejuízos mensais muito maiores do que o próprio valor pago pelo sistema, ou seja, atualmente, não se justifica um serviço de manutenção viver sem um CMMS e ter prejuízos todo mês.

Quer saber mais sobre um sistema de gestão de manutenção, então venha falar conosco e conheça a Manu.