Em meio à vastidão do universo dos Sistemas de Gestão de Manutenção (CMMS), escolher a opção mais adequada para o seu negócio pode parecer uma tarefa complexa e desafiadora.
Com uma infinidade de sistemas disponíveis no mercado, cada um com suas peculiaridades e funcionalidades específicas, encontrar aquele que se encaixa perfeitamente às necessidades da sua empresa pode exigir um processo cuidadoso de análise e seleção.
Imagine que sua empresa se dedica à manutenção de equipamentos industriais, com demandas variadas que vão desde manutenção preventiva regular até gestão eficaz de chamados de reparo emergencial. A escolha do sistema CMMS deve considerar a eficácia nas funcionalidades relevantes para você e a possibilidade de personalização de acordo com as especificidades da sua operação de manutenção.
Entendendo Suas Necessidades de Manutenção
Começamos com o princípio fundamental – entender suas necessidades de manutenção. O processo de manutenção começa de maneira semelhante em todos os setores, mas a partir daí, muda drasticamente dependendo do setor e dos processos da empresa. Pode ser que um sistema genérico atenda às suas necessidades ou talvez você precise de um sistema específico e customizável.
Para entender como a identificação de necessidades de manutenção é essencial, vamos tomar como exemplo um prestador de serviços de manutenção de ar condicionado para empresas. Este profissional precisa atender às exigências da legislação brasileira, que inclui a obrigatoriedade do Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC).
Na prática, essa necessidade implica em um controle rigoroso das atividades de manutenção, que devem ser documentadas e reportadas adequadamente para garantir a conformidade com a lei. Não atender a essa exigência pode resultar em multas pesadas e outras consequências legais.
Aqui, o prestador de serviços precisa de um CMMS que não apenas organize e registre todas as atividades de manutenção, mas também facilite a geração de relatórios do PMOC que estejam em conformidade com as exigências da legislação. Além disso, um recurso valioso seria um alerta automático para programação de manutenções preventivas, garantindo que nenhum prazo seja esquecido em função do altíssimo volume de ordens de serviço.
Priorize as Dores do Seu Negócio
O passo seguinte na escolha é priorizar suas dores – problemas que precisam de solução – e descartar sistemas que não resolvam essas questões. Alguns problemas podem ser resolvidos com ajuda externa, como o uso de outras ferramentas como o Excel, mas outros podem exigir uma ação mais específica e comprometer a produtividade.
Utilizando o mesmo exemplo da empresa de Ar-condicionado acima, existem inúmeros desafios diariamente. Um deles é gerenciar uma equipe vasta, tendo que coordenar centenas de Ordens de Serviço (OS). Os problemas começam ao tentar programar os serviços de manutenção, equilibrando as demandas dos clientes, a disponibilidade da equipe e as necessidades específicas de cada trabalho.
Imagine o supervisor dessa empresa tentando manter tudo sob controle. É um trabalho monumental que requer muita atenção aos detalhes. E se houvesse uma maneira de simplificar esse processo? Aqui é onde um CMMS bem escolhido entra em ação.
Um CMMS ideal para essa empresa teria funcionalidades robustas de agendamento e atribuição de trabalho, permitindo ao gerente atribuir facilmente as tarefas para a equipe e acompanhar o progresso. Ele também teria recursos de notificação automática para alertar a equipe sobre novas tarefas e alterações de programação.
Portanto, ao considerar um CMMS, essa empresa deve priorizar aqueles que solucionam suas maiores dores: gerenciamento e coordenação eficaz das ordens de serviço. A empresa deve buscar um sistema CMMS que ofereça soluções práticas e eficientes para aliviar essas dores e facilitar a administração eficaz do trabalho.
Evite Sistemas Não Adequados
Evite sistemas que não atendam suas necessidades. Certifique-se de conhecer bem os recursos e a funcionalidade dos sistemas antes de fazer sua escolha. É aconselhável testá-los e verificar as condições de contrato, incluindo fidelidade ou multas por rescisão.
Ao escolher um sistema CMMS, é fundamental evitar soluções que não sejam totalmente alinhadas com as necessidades do seu negócio. Para ilustrar isso, vamos explorar dois exemplos diferentes: o setor automobilístico e a gestão de facilities de um hotel.
Por exemplo, em uma empresa do setor automobilístico, o foco da manutenção é em máquinas, equipamentos de produção e veículos. Aqui, as dores podem incluir a gestão do ciclo de vida dos equipamentos, monitoramento de desempenho de máquinas, e programação de manutenção preventiva baseada no uso e no tempo. Assim, um CMMS ideal para este setor deveria oferecer recursos que facilitassem a gestão de manutenção de equipamentos e a rastreabilidade completa dos trabalhos de manutenção realizados.
Por outro lado, a gestão de facilities em um hotel é um mundo completamente diferente. As prioridades aqui podem incluir manutenção preventiva de sistemas de HVAC (Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado), gestão de pedidos de serviço dos hóspedes, e manutenção de áreas comuns e infraestrutura do hotel. Assim, um CMMS para um hotel deve ter uma forte funcionalidade de gestão de trabalho, que possa gerenciar e rastrear eficientemente uma variedade de pedidos de manutenção, desde pequenos reparos nos quartos dos hóspedes até grandes projetos de manutenção preventiva.
Cada um desses setores tem suas próprias necessidades e dores específicas. Um sistema CMMS que funciona bem em um contexto pode não ser apropriado em outro. Portanto, ao escolher um sistema CMMS, é fundamental levar em consideração as necessidades específicas do seu setor. Evite sistemas que não foram projetados com suas necessidades em mente, pois eles podem não fornecer as soluções necessárias para suas dores mais urgentes. Escolher o sistema certo pode fazer uma diferença significativa na eficiência e eficácia de suas operações de manutenção.
Experiência do Usuário e Interface do Sistema
O sistema CMMS ideal deve ser fácil de operar e intuitivo. A Experiência do Usuário (UX) e a Interface do Usuário (UI) são elementos essenciais na escolha de um CMMS. Elas desempenham um papel crucial na eficiência do sistema e na satisfação geral do usuário.
Em muitos CMMS desenvolvidos no passado, a interface do usuário costumava ser complexa e pouco amigável. Era comum que esses sistemas abrissem várias telas simultaneamente, umas sobre as outras, tornando a navegação confusa e demorada. Além disso, muitos desses sistemas requeriam entrada manual excessiva de dados, o que consumia muito tempo dos técnicos de manutenção.
Entretanto, com o avanço tecnológico, os novos CMMS têm se transformado drasticamente. Eles são projetados pensando na facilidade de uso e na eficiência, proporcionando uma UX e UI intuitivas e agradáveis.
Um ótimo exemplo disso é o CMMS Manu2b. Este sistema inovador elevou o padrão dos CMMS ao oferecer recursos avançados que melhoram tanto a UX quanto a UI.
Por exemplo, o Manu2b possui um recurso de roteamento automático de chamados. Isso significa que, ao invés de depender de um call center para atribuir chamados, o sistema distribui automaticamente as ordens de serviço para os técnicos disponíveis em uma fila. Esse recurso economiza um tempo valioso, reduzindo muito o tempo de resposta ao cliente e os custos do fornecedor com call center ou ligações do supervisor.
Além disso, do ponto de vista de UI, o Manu2b possui design moderno com dashboards e gráficos interativos fazendo com que o usuário chegue na informação desejada com o menor número de clicks possível.
O resultado dessa evolução na UX e UI é um CMMS que é mais do que apenas uma ferramenta – é uma solução de gerenciamento de manutenção completa que atende às necessidades da empresa e, ao mesmo tempo, facilita a vida dos usuários. Isso reflete a importância de priorizar a UX e UI na escolha do CMMS certo para o seu negócio.
Ferramentas Importantes: Dashboards e Geolocalização
Os painéis de controle (dashboards) em um CMMS moderno são uma ferramenta poderosa para o gerenciamento eficaz dos ativos, da equipe e dos custos. Eles permitem um acompanhamento fácil e intuitivo dos principais indicadores, com informações apresentadas de maneira clara e direta.
Por exemplo, em uma empresa de manutenção de ar condicionado, o gerente pode acessar um dashboard e, com apenas alguns cliques, ter uma visão clara da condição de todos os ativos sob sua responsabilidade. Ele pode ver quais equipamentos estão em bom estado, quais precisam de manutenção preventiva e quais estão com problemas urgentes. Isso permite ao gerente priorizar as ações da equipe, aumentando a eficiência e a qualidade do serviço prestado.
Da mesma forma, os dashboards também oferecem uma visão clara do desempenho da equipe. O gerente pode ver rapidamente quantas ordens de serviço cada técnico completou, qual é a carga de trabalho atual e se algum membro da equipe está sobrecarregado. Com essas informações em mãos, o gerente pode equilibrar melhor a distribuição do trabalho, aumentando a satisfação e a produtividade da equipe.
No que se refere aos custos, os dashboards proporcionam uma visão transparente e atualizada das despesas com manutenção. Isso permite ao gerente monitorar os gastos, identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos e tomar decisões informadas para melhorar a eficiência financeira.
Outra ferramenta crucial de um CMMS moderno é a geolocalização. Em nossa empresa de manutenção de ar condicionado, por exemplo, a geolocalização permitiria ao gerente ver onde cada técnico está localizado em tempo real. Se um chamado urgente surgir, ele poderia rapidamente identificar o técnico mais próximo e direcioná-lo para o atendimento. Além disso, a geolocalização pode ser usada para organizar a sequência de atendimentos, minimizando o tempo de deslocamento e maximizando a eficiência.
Essas funcionalidades demonstram o poder dos CMMS modernos e a importância de escolher um sistema que ofereça as ferramentas e os recursos necessários para gerenciar eficazmente suas operações de manutenção.
Mantenha Seu Cliente Informado
A comunicação com o cliente é um aspecto crucial de qualquer negócio, e na manutenção não é diferente. Manter o cliente informado sobre o status de suas ordens de serviço não só contribui para a satisfação do cliente, mas também ajuda a evitar mal-entendidos e confusão.
Imagine uma situação em que uma empresa de manutenção não possui um CMMS com um portal do cliente. Se um cliente faz uma solicitação de serviço, ele não tem como saber em que estágio está a sua solicitação, a menos que entre em contato diretamente com a empresa. Isso pode resultar em várias ligações telefônicas, emails e mensagens, criando trabalho extra para os funcionários da empresa e frustração para o cliente.
Além disso, se ocorrer um atraso ou um problema com a ordem de serviço, o cliente pode não descobrir até que seja tarde demais. Isso pode levar a situações onde o cliente se sente insatisfeito, mesmo se a manutenção for concluída corretamente. Esta situação pode resultar em perda de confiança e até mesmo na perda do cliente.
Por outro lado, com um CMMS que possui um portal do cliente, toda essa situação poderia ser evitada. O cliente poderia acessar o portal a qualquer momento para verificar o status de suas ordens de serviço. Ele seria informado em tempo real sobre qualquer atraso ou problema, permitindo-lhe ajustar suas expectativas e planos conforme necessário. Além disso, a empresa economizaria tempo e recursos, já que não precisaria responder a tantas perguntas sobre o status das ordens de serviço.
Um portal do cliente também oferece a oportunidade de melhorar a transparência e a comunicação com o cliente. Por exemplo, se a manutenção de um ar condicionado se mostrar mais complexa do que inicialmente previsto, a empresa pode atualizar a ordem de serviço no CMMS, e o cliente pode ver essa atualização em tempo real através do portal.
Em suma, um CMMS com um portal do cliente não apenas melhora a satisfação do cliente, mas também ajuda a empresa a operar de maneira mais eficiente e eficaz. É um recurso essencial para qualquer empresa de manutenção moderna.
Priorize por Impacto no Cliente
Liste todas as suas dores e priorize por impacto direto e indireto no cliente. Lembre-se, o preço não deve ser o principal fator de decisão. Um bom CMMS pode proporcionar um retorno de investimento considerável.
Em um mundo cada vez mais digital e conectado, a ausência de um CMMS pode ter sérias consequências para o cliente, independente do setor de atuação. Vamos analisar dois exemplos: um hotel e uma empresa de manutenção de ar condicionado.
Um hotel sem um CMMS tem todas as tarefas de manutenção gerenciadas manualmente. Isso poderia resultar em atrasos, erros e desperdício de recursos. Por exemplo, uma lâmpada queimada em um dos quartos pode passar despercebida se não houver um sistema eficiente para reportar e acompanhar as tarefas de manutenção. O resultado? Um cliente insatisfeito hospedado em um quarto escuro. Em um setor onde a experiência do cliente é fundamental, essa falha pode ser bastante prejudicial, afetando diretamente a reputação do hotel.
Agora, vamos considerar uma empresa de manutenção de AC. Sem um CMMS, a empresa teria grande dificuldade para gerenciar e rastrear suas ordens de serviço, resultando em atrasos e possíveis erros. Imagine um escritório que contratou a empresa para uma manutenção preventiva de seus equipamentos, porém devido à ausência de um CMMS, a empresa se atrasa ou mesmo esquece de realizar o serviço. Em um dia de calor intenso, o sistema de AC falha, deixando o escritório desconfortavelmente quente e afetando a produtividade de todos.
Esses exemplos ilustram como a ausência de um CMMS pode afetar negativamente a experiência do cliente, a reputação da empresa e até mesmo a produtividade e a eficiência operacional. É por isso que um CMMS é uma ferramenta tão crucial para qualquer negócio que lida com manutenção e serviço ao cliente.
Conclusão
Encontrar um sistema que atenda 100% às suas necessidades pode ser desafiador, mas busque um que solucione eficientemente seus principais problemas e melhore a qualidade do serviço percebida pelo cliente.
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